照片檔案管理規(guī)范
發(fā)布時(shí)間：2019-2-25
1范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了銀鹽感光材料照片檔案的收集要求、整理程序和保管條件。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于各級(jí)各類(lèi)檔案室、檔案館的照片案管理。
2規(guī)范性引用文件
下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改中（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
GB/T 7156文獻(xiàn)保密等級(jí)代碼
GB/T 15418檔案分類(lèi)標(biāo)引規(guī)則
DA/T 18檔案著錄規(guī)則
DA/T 19檔案主題標(biāo)引規(guī)則
JGJ 25檔案館建筑設(shè)汁規(guī)范
《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》
《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的規(guī)定》國(guó)檔發(fā)[1987]27號(hào)
《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》
《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》
3術(shù)語(yǔ)和定義
下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。
3.1
照片檔案？photographic archives
國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織或個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。
3.2
芯頁(yè)？photo holder
用以固定照片或底片，并標(biāo)注說(shuō)明的中性偏堿性紙質(zhì)載體，是照片冊(cè)、底片冊(cè)的組成單元。
4照片檔案的收集
4.1收集范圍
4.1.1記錄本單位主要職能活動(dòng)和重要工作成果的照片。
4.1.1.1領(lǐng)導(dǎo)人和著名人物參加與本單位、本地區(qū)有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。
4.1.1.2本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。
4.1.1.3記錄本單位、本地區(qū)重大事件、重大事故、重大自然災(zāi)害及其他異常悄況和現(xiàn)象的照片。
4.1.2.4記錄本地區(qū)地理概貌、城鄉(xiāng)建設(shè)、重點(diǎn)工程、名勝古跡、自然風(fēng)光以及民間風(fēng)俗和著名人物的照片。
4.1.3其他具有保存價(jià)值的照片。
4.2收集要求
4.2.1對(duì)屬于收集與歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為已有。
4.2.2對(duì)存有真?zhèn)我闪x的照片應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。
4.2.3對(duì)反映同一內(nèi)容的若干張照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。主要照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。
4.2.4底片、照片、說(shuō)明應(yīng)齊全。
4.2.5底片與照片影像應(yīng)一致。
4.2.6對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。
4.2.7照片檔案的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的要求。
4.3收集時(shí)間
4.3.1對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。
4.3.2依照《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》的規(guī)定，照片檔案隨立檔單位其他載體形態(tài)的檔案一起向有關(guān)檔案館移交。在特殊情況下，經(jīng)同級(jí)檔案行政管理部門(mén)同意可以提前或延遲移交。
4.3.3檔案館應(yīng)按收集范圍隨時(shí)征集零散的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的照片。
5照片檔案的整理
5.l整理原則
照片檔案的整理應(yīng)遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開(kāi)存放。
5.2照片、底片的鑒定
5.2.1保管期限
保管期限是按照片、底片的價(jià)值劃定的存留年限，分為永久、長(zhǎng)期。短期三種。對(duì)照片、底片保管期限的劃分按照《國(guó)家檔案局關(guān)于機(jī)關(guān)檔案保管期限的視定》執(zhí)行。
5.2.2密級(jí)
密級(jí)是指照片、底片保密程序的等級(jí)。密級(jí)的劃定按照《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施辦法》、GB／T 7156及有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
5.3底片的整理
5.3.1底片的編號(hào)
底片號(hào)是固定和反映底片在全宋內(nèi)排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。其格式如下：
全宗號(hào)——保管期限代代碼——張?zhí)?/span>
全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
保管期限代碼：分別用“1、2，3”或“Y、C、D”對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。
張?zhí)枺涸谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)底片的排列從“1”開(kāi)始的順序編號(hào)。
5.3.2底片號(hào)的登錄
5.3.2.1宜使用鐵筆將底片號(hào)橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊處（刻寫(xiě)不下時(shí)，前段可不寫(xiě)），不得影響畫(huà)面；也可采用其他方式將底片號(hào)附著在膠片乳劑面片邊處，不得污染膠片。
5.3.2.2底片號(hào)登錄順序應(yīng)與照片號(hào)登錄順序保持一致。
5.3.3底片袋的標(biāo)注
底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。應(yīng)在底片袋的右上方標(biāo)明底片號(hào)。對(duì)翻拍底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“F”字樣。對(duì)拷貝底片，應(yīng)在底片袋的左上方標(biāo)明“K”字樣。
5.3.4底片的入冊(cè)
5.3.4.1底片冊(cè)一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。
5.3.4.2應(yīng)按底片號(hào)順序?qū)⒌灼来尾迦氲灼瑑?cè)。
5.3.4.3芯頁(yè)的插袋上應(yīng)標(biāo)明相同的底片號(hào)。
5.3.5大幅底片的放置
對(duì)幅面超過(guò)底片冊(cè)芯頁(yè)尺寸的大幅底片，應(yīng)在乳劑面墊襯柔軟的中性偏堿性紙張后，放入專用的檔案袋或檔案盒中，按底片號(hào)順序排列。
5.3.6冊(cè)內(nèi)備考表
5.3.6.1冊(cè)內(nèi)備考表項(xiàng)目包括：本冊(cè)情況說(shuō)明、立冊(cè)人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間。冊(cè)內(nèi)備考表應(yīng)放在冊(cè)內(nèi)最后位置。冊(cè)內(nèi)備考表見(jiàn)附錄A。
5.3.6.2本冊(cè)情況說(shuō)明：填寫(xiě)冊(cè)內(nèi)底片缺損，補(bǔ)充、移出、銷(xiāo)毀等情況。對(duì)底片冊(cè)立冊(cè)以后發(fā)生或發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)由有關(guān)的檔案管理人員填寫(xiě)說(shuō)明，并簽名、標(biāo)注時(shí)間。
5.3.7底片冊(cè)的封面
底片冊(cè)的封面應(yīng)印制“底片冊(cè)‘字樣。
5.3.8底片冊(cè)的冊(cè)脊
底片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限；起止張?zhí)�、�?cè)號(hào)。底片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B。
5.3.9底片冊(cè)的排列
底片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。
5.4照片的整理
5.4.1照片的分類(lèi)
應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限—年度—問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限—問(wèn)題—年度進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。
5.4.2照片的排列
應(yīng)在分類(lèi)方案的最低一級(jí)類(lèi)目?jī)?nèi)，按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊(cè)時(shí)應(yīng)同時(shí)考慮不同保密等級(jí)照片的定位。
5.4.3照片的編號(hào)
照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類(lèi)與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼，冊(cè)號(hào)、張?zhí)柣蛉谔?hào)、保管期限代碼、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式：
格式一：全宗號(hào)—保管期限代碼—冊(cè)號(hào)—張?zhí)?/span>
格式二：全宗號(hào)—保管期限代碼—張?zhí)?/span>
若采用格式二，可選用照片、底片分別編號(hào)法或合一編號(hào)法（影像相符的照片、底片編號(hào)相同）。選用合—編號(hào)法宜以照片、底片齊全為基礎(chǔ)。
全宗號(hào)：檔案館給立檔單位編制的代號(hào)。
保管期限代碼：分別用”1、2、3“或”Y、C、D“對(duì)應(yīng)代表永久、長(zhǎng)期、短期。
冊(cè)號(hào)：在某一全宗某一保管期限內(nèi)照片冊(cè)的排列從”1“開(kāi)始的順序編號(hào)。
張?zhí)枺焊袷揭恢械膹執(zhí)柺侵刚掌趦?cè)內(nèi)的排列從”1“開(kāi)始的順序編號(hào)。格式二中的張?zhí)柺侵冈谀骋蝗谀骋槐９芷谙迌?nèi)照片的排列從”1“開(kāi)始的順序編號(hào)。
5.4.4照片的入冊(cè)
5.4.4.1照片冊(cè)一般由297mm×210mm大小的若干芯頁(yè)和封面、封底組成。芯頁(yè)以30頁(yè)左右為宜，有活頁(yè)式和定頁(yè)式兩種。芯頁(yè)格式參考示例參見(jiàn)附錄C。
5.4.4.2應(yīng)按照分類(lèi)、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。
5.4.5大幅照片的放置
對(duì)于照片冊(cè)放置不下的大幅照片，可將其放入專用的檔案袋或檔案盒中，按照照片號(hào)順序排列。如豎直放置，應(yīng)首先將照片固定在專用的紙板上。再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超過(guò)5cm。以豎直放置為宜。
5.4.6單張照片說(shuō)明的填寫(xiě)
5.4.6.1說(shuō)明的格式
說(shuō)明應(yīng)用橫寫(xiě)格式，分段書(shū)寫(xiě)。其格式如下：
題 名：
照片號(hào)：
底片號(hào)：
參見(jiàn)號(hào)：
時(shí) 間：
攝影者：
文字說(shuō)明：
5.4.6.2說(shuō)明的內(nèi)容
5.4.6.2.1題名應(yīng)簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映照片的基本內(nèi)容、人物、時(shí)間、地點(diǎn)、事由等要素盡可能齊全。
5.4.6.2.2照片號(hào)按5.4.3。
5.4.6.2.3底片號(hào)按5.3.1。
若采用照片、底片合一編號(hào)法，可不填寫(xiě)底片號(hào)。
5.4.6.2.4參見(jiàn)號(hào)是指與本張照片有密切聯(lián)系的其他載體檔案的檔號(hào)。其格式如下：
（相關(guān)檔案種類(lèi)）檔號(hào)
注：括號(hào)內(nèi)為選擇著錄內(nèi)容
示例1：文書(shū)檔案0113－2－18
示例2：科技檔案G－J－21
照片檔案由檔案室移交至檔案館后，應(yīng)對(duì)其參見(jiàn)號(hào)進(jìn)行核對(duì)，對(duì)與實(shí)況不符的應(yīng)及時(shí)調(diào)整。
5.4.6.2.5照片的拍攝時(shí)間用？8位阿拉伯?dāng)?shù)字表示，第1～4位表示年，第5～6位表示月，第7～8位表示日。
示例：1953年3月2日寫(xiě)作19530302。
5.4.6.2.6攝影者一般填寫(xiě)個(gè)人，必要時(shí)可加寫(xiě)單位。
5.4.6.2.7文字說(shuō)明應(yīng)綜合運(yùn)用事由、時(shí)間、地點(diǎn)、
人物、背景、攝影者等要素，概括提示照片影像所反映的全部信息；或僅對(duì)題名未及內(nèi)容作出補(bǔ)充。其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)亦可在此欄表述，例如照片歸屬權(quán)不屬于本單位的，應(yīng)注明照片版權(quán)、來(lái)源等。
5.4.6.2.8密級(jí)應(yīng)按GB/T 7156所規(guī)定的字符在照片周?chē)x一固定空白處標(biāo)明，使用印章亦可。
5.4.6.3說(shuō)明的位置
單張照片的說(shuō)明，可根據(jù)照片固定的位置，在照片的歷側(cè)、左側(cè)或正下方書(shū)寫(xiě)。
5.4.6.4大幅照片的說(shuō)明
對(duì)大幅照片的說(shuō)明可另紙書(shū)寫(xiě)，與照片一同保存�！M聯(lián)系密切的照片中的大幅照片，應(yīng)隨該組照片一同在冊(cè)內(nèi)編號(hào)，填寫(xiě)單張照片說(shuō)明，并注明其存放地址。
5.4.7組合照片說(shuō)明的填寫(xiě)
5.4.7.1一組（若干張）聯(lián)系密切的照片按順序排列后，可擬寫(xiě)組合照片說(shuō)明。采用組合照片說(shuō)明的照片，其單張照片說(shuō)明可以從簡(jiǎn)。
5.4.7.2組合照片說(shuō)明應(yīng)概括提示該組照片所反映的全部信息內(nèi)容及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
5.4.7.3應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出所含照片的起止張?zhí)柡蛿?shù)量。
5.4.7.4同組中的每一張照片均應(yīng)在單張照片說(shuō)明的左上角或右上角標(biāo)出組聯(lián)符號(hào)。組聯(lián)符號(hào)按組依次采用”①“、”②“、”③“……同組中的照片其組聯(lián)符號(hào)相同。如冊(cè)內(nèi)只有一組照片和其他散片時(shí)，組聯(lián)符號(hào)采用”？①“。組聯(lián)符號(hào)不宜越冊(cè)。
5.4.7.5整理照片時(shí)因保管期限或密級(jí)的不同，有些同組的照片可能會(huì)被分散到不同的照片冊(cè)內(nèi)，應(yīng)在組合照片說(shuō)明中指出這些密切相關(guān)照片的保管期限、冊(cè)號(hào)和組號(hào)。
示例：相關(guān)照片長(zhǎng)期－4－⑥
上例中保管期限亦可采用”2“或”C“表示。
5.4.7.6組合照片說(shuō)明可放在本組第一張照片的上方，也可放在本冊(cè)所有照片之前。
5.4.8冊(cè)內(nèi)備考表
按？5.3.6。
5.4.9照片冊(cè)的封面
照片冊(cè)的封面應(yīng)印制”照片冊(cè)“字樣。
5.4.10照片冊(cè)的冊(cè)脊
照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)枴?/span>
照片冊(cè)冊(cè)脊的格式：照片號(hào)為格式一的照片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（一）；照片號(hào)為格式二的照片冊(cè)冊(cè)脊見(jiàn)附錄B中的照片冊(cè)冊(cè)脊（二）。
5.4.11照片冊(cè)的排列
照片冊(cè)按照全宗號(hào)、保管期限、冊(cè)號(hào)的順序排列，上架保存。
5.5照片檔案目錄的編制
5.5.1目錄的著錄
5.5.1.1著錄項(xiàng)目
照片檔案目錄的著錄項(xiàng)目包括：照片號(hào)、底片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、備注、參見(jiàn)號(hào)、冊(cè)號(hào)、頁(yè)號(hào)、組內(nèi)張數(shù)、分類(lèi)號(hào)、項(xiàng)目號(hào)、主題詞或關(guān)鍵詞、密級(jí)、保管期限、類(lèi)型規(guī)格、檔案錠代號(hào)、文字說(shuō)明等。
5.5.1.2條目的著錄單位
以照片的自然張或若干張（一組）為單位著錄成為照片檔案目錄的條目。
5.5.1.3組合照片的著錄
5.5.1.3.1以一組照片為單位著錄時(shí)，題名應(yīng)根據(jù)題名擬寫(xiě)要素，簡(jiǎn)明概括、準(zhǔn)確反映一組照片的基本內(nèi)容。
5.5.1.3.2以一組照片為單位著錄時(shí)，照片號(hào)、底片號(hào)、頁(yè)號(hào)均應(yīng)著錄起止號(hào)；時(shí)間應(yīng)著錄起止時(shí)間；參見(jiàn)號(hào)、攝影者可以著錄多個(gè)。
5.5.1.4大幅照片的標(biāo)注
對(duì)于大幅照片、底片，應(yīng)在備注欄內(nèi)注冊(cè)”大幅“和存放地址。以一組照片為單位著錄時(shí)，還應(yīng)在備注欄內(nèi)注明其中所含的大幅照片的照片號(hào)、底片號(hào)。
5.5.1.5著錄與標(biāo)引的要求
照片檔案著錄與標(biāo)引的方法和要求，應(yīng)按照DA/T 18、GB/T 15418、DA/T 19執(zhí)行。
5.5.2目錄的編制
5.5.2.1目錄種類(lèi)
照片檔案目錄種類(lèi)包括冊(cè)內(nèi)目錄、基本目錄、分類(lèi)目錄、主題目錄、攝影者目錄等。
5.5.2.2基本目錄
照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目。基本目錄的條目應(yīng)按照照片號(hào)排序。照片檔案基本目錄參考示例參見(jiàn)附錄D。
5.5.2.3冊(cè)內(nèi)目錄
冊(cè)內(nèi)照片目錄為選擇性目錄。其組成項(xiàng)目是：照片號(hào)、題名、時(shí)間、頁(yè)號(hào)、底片號(hào)、備注。冊(cè)內(nèi)目錄的條目應(yīng)按照片號(hào)排序。冊(cè)內(nèi)目錄位于冊(cè)內(nèi)最前面。冊(cè)內(nèi)照片目錄參考示例參見(jiàn)附錄E。
6照片檔案的保管
6.1包裝物與裝具
6.1.1底片袋
底片袋應(yīng)使用表面略微粗糙和無(wú)光澤的中性偏堿性紙制材料制作，其PH值應(yīng)在7.2～9.5之間，α－纖維素含量應(yīng)高于87％。
底片袋應(yīng)使用中性膠粘劑，接縫應(yīng)在袋邊。
6.1.2底片冊(cè)、照片冊(cè)
底片冊(cè)、照片冊(cè)所用封面、封底、芯頁(yè)均應(yīng)采用中性偏堿性紙質(zhì)材料制作，其PH值應(yīng)在7.2～9.5之間，化學(xué)性能穩(wěn)定，且不易產(chǎn)生碎屑或脫落的纖維。
6.1.3貯存柜架
底片、照片應(yīng)在能關(guān)閉的裝具中保存，如存儲(chǔ)柜、抽屜、有門(mén)的書(shū)架或文件架等。
貯存柜架應(yīng)采用不可燃、耐腐蝕的材料，避免使用木制及類(lèi)似材料。木制材料易燃燒、易腐蝕，還可能揮發(fā)出某些有害氣體，促使底片、照片老化或褪色。貯存柜架的噴涂用料應(yīng)穩(wěn)定耐用，且對(duì)貯存的底片、照片無(wú)有害影響。
對(duì)貯存柜架進(jìn)行排列時(shí)，應(yīng)保證空氣能在其內(nèi)部循環(huán)流通。
6.2溫度、濕度要求
6.2.1推薦的存貯最高溫度和相對(duì)濕度見(jiàn)表1。
6.2.2底片、照片應(yīng)恒溫、恒濕保存。長(zhǎng)期貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±2℃，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±5％。中期貯存環(huán)境，24小時(shí)內(nèi)溫度的周期變化不應(yīng)大于±5℃，相對(duì)濕度變化不應(yīng)大于±10％。
6.2.3所推薦的濕度、濕度條件，應(yīng)在各單獨(dú)的貯存器具內(nèi)或整個(gè)貯存室內(nèi)加以保證。
6.2.4底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房門(mén)的溫、濕度若存在較大差別，應(yīng)設(shè)緩沖間，在其提供利用前應(yīng)在緩沖間過(guò)渡幾小時(shí)。